Update to Communication Process for Quarantines (Actualización del Proceso de Comunicación para las Cuarentenas)
Hello SSD Families and Staff,
Throughout navigating the COVID-19 pandemic, SSD has strived for open and transparent communication with families and stakeholders, while ensuring the confidentiality of our scholars’ and staff members’ privacy and identity. We understand the importance of honest and continuous communication with families, so you can make informed decisions to keep your family healthy.
The district has sought legal guidance on how to best communicate quarantines while balancing our responsibility by law to protect the confidentiality and identity of those affected by public health quarantine and isolation orders. In extensive discussions with our legal counsel, we have been advised on how to move forward with communicating quarantines. Without infringing on the rights of those in our schools, our legal counsel recommended the following process:
Summit schools will notify families weekly of quarantines within their building.
Summit School District will post information on an ongoing basis every Friday on the District’s COVID-19 webpage beginning Friday, October 16, 2020 at 5pm.
In communicating Quarantines, the information shared by the district and schools will include the reason for quarantine. The district and schools will not identify
whether a staff member or scholar initiated the Quarantine,
which cohort or class is quarantined,
which grade is quarantined,
duration of a quarantine,
the number of cohorts impacted, nor
the names of teachers or scholars.
SSD respects and protects each of our scholars’ and staff members’ privacy and health information according to the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), in which SSD will not communicate any additional information or details of orders to quarantine or isolate. All district staff are legally required to adhere to HIPAA.
Schools will continue to support Summit County Public Health by sending quarantine orders directly to families through our family communication system, SwiftK12. If your child is quarantined, you will receive an email that resembles this sample letter; we recommend that families review this letter in the event your child is quarantined. Remember that a quarantine does not necessarily mean there is a confirmed COVID-19 case, and these steps may be taken out of an abundance of caution until test results are received.
Quarantines will be communicated with the updated process above, whereas Outbreaks will be broadly communicated with direct messages emailed to families, posting on the District website and public notification in collaboration with Summit County. Remember from a communication in September, a cohort or staff Outbreak is defined as 2 people from different households test positive within 14 days.
We have a very strong partnership with Summit County Public Health and are grateful for the guidance and resources they have provided during this time. Many of you have wondered about a district-specific data dashboard to track COVID-19 information in schools. While we appreciate your vigilance, we agree that public health should continue to provide that information in our community to ensure accuracy and prevent confusion. Local case data is posted on the Summit County website.
Thank you again for keeping our school healthy and open! If you have symptoms, please stay home, call your school to report the symptoms, and call 970-668-5584 to schedule a COVID-19 test.
SSD strives for transparency and providing accurate, up-to-date information, which is also posted on the District’s webpage: summitk12.org. We are honored to continue serving all of our staff, students and families, as well as our Summit community. Together, we are able to keep our schools open and mitigate the spread of COVID-19!
Estimadas Familias y Personal de SSD:
Durante la jornada de la pandemia del COVID-19, SSS se ha esforzado por una comunicación abierta y transparente con las familias y los participantes, mientras aseguramos la confidencialidad de la identidad y privacidad de nuestros estudiantes y de nuestro personal. Nosotros entendemos la importancia de una comunicación honesta y continua con las familias, así ustedes pueden tomar decisiones informadas para mantener a su familia saludable.
El Distrito ha visto la guía legal de cómo comunicar mejor las cuarentenas mientras balanceamos, por ley, nuestra responsabilidad de proteger la confidencialidad y la identidad de esas personas afectadas por la cuarentena y las órdenes de aislamiento de Salud Pública. En extensas pláticas con nuestro consejero legal, nosotros hemos sido aconsejados de cómo avanzar con las comunicaciones de las cuarentenas. Sin infringir los derechos de esas personas en nuestras escuelas, nuestro consejero legal recomendó el siguiente proceso:
Las escuelas Summit notificaremos a las familias semanalmente de las cuarentenas dentro de su edificio.
El Distrito Escolar Summit publicará cada viernes la información en una base continua en el sitio de Internet del Distrito COVID-19 webpage comenzando el Viernes, Octubre 16, 2020 a las 5 p.m.
Mientras comunicamos cuarentenas, la información compartida por el distrito y las escuelas incluirán la razón para la cuarentena. El Distrito y las escuelas no identificarán:
ya sea a un miembro del personal o a un estudiante que inició la cuarentena,
que grupo o clase es puesto en cuarentena,
cual grado es puesto en cuarentena,
la duración de una cuarentena,
el número de grupos impactados, o
los nombres de maestros o estudiantes.
SSD respeta y protege la privacidad y la información de salud de cada uno de nuestros estudiantes y de nuestros miembros del personal, de acuerdo con el Acta de Responsabilidad y Flexibilidad del Seguro de Salud (HIPPA), en la cual SSD no comunicará ninguna información o detalles adicionales de las órdenes de cuarentena o aislamiento. Todo el personal del distrito es legalmente requerido para adherirse a HIPAA.
Las escuelas continuarán apoyando a Salud Pública del Condado Summit al enviar las órdenes de cuarentena directamente a las familias a través de nuestro sistema de comunicación familiar SwiftK12. Si a su niño lo ponen en cuarentena, usted recibirá un email que se parece a este ejemplo de carta; nosotros recomendamos que las familias revisen esta carta en el caso de que su niño sea puesto en cuarentena. Recuerden que una cuarentena no significa necesariamente que sea un caso confirmado de COVID-19, y estos pasos pueden ser tomados con mucha precaución hasta que los resultados del examen sean recibidos.
Las cuarentenas serán comunicadas con el proceso de arriba actualizado, mientras que los Brotes serán ampliamente comunicados con los mensajes directos por email para las familias, publicando en el sitio de Internet del Distrito y con notificación pública en colaboración con el Condado Summit. Recuerden de una comunicación en Septiembre, que un grupo o brote del personal es definido como 2 personas de diferentes familias que el examen da positivo en un lapso de 14 días.
Nosotros tenemos un compañerismo muy fuerte con Salud Publica del Condado Summit y estamos agradecidos por la guía y los recursos que ellos nos han dado durante este tiempo. Muchos de ustedes se preguntan acerca de los datos específicos en el panel del Distrito para encauzar la información del COVID-19 en las escuelas. Mientras nosotros apreciamos su vigilancia, nosotros estamos de acuerdo que salud pública debe continuar dando esa información en nuestra comunidad para asegurar la precisión y prevenir la confusión. Los datos locales del caso están publicados en el Sitio de Internet del Condado Summit.
¡Muchas gracias otra vez por mantener nuestras escuelas saludables y abiertas! Si ustedes tienen síntomas, por favor permanezca en casa, llame a su escuela para reportar los síntomas y llame al (970) 668 55 84 para programar un examen del COVID-19.
SSD se esfuerza por dar información actualizada, precisa y transparente, la cual está también publicada en el sitio de Internet del Distrito summitk12.org. Nosotros tenemos el honor de continuar sirviendo a todo nuestro personal, los estudiantes y a las familias, así como a nuestra comunidad Summit. ¡Juntos, podremos mantener a nuestras escuelas abiertas y mitigar la propagación del COVID-19!